Ілюстративне зображення: Pete Linforth із сайту Pixabay
"Прийняти на постійне зберігання електронні документи, що були народжені електронними"
"Йдеться про документи, які від початку були створені в електронній формі, тобто на папері вони ніколи не існували. Це так звані "born digital documents". В Україні вже кілька років усі міністерства, служби, органи влади, різні установи та організації перейшли на електронний документообіг. Ці документи підписуються цифровим підписом і зберігаються в поточному архіві підприємства в електронному вигляді. Але серед них є документи національного архівного фонду — накази міністерств, резолюції, проєкти законів — які мають бути збережені постійно, вічно. І цей пілот доводить технологічну спроможність державних архівів України прийняти на постійне зберігання електронні документи, що були народжені електронними".
А для відсканованих, тобто оцифрованих документів буде місце?
"Це інші процеси. Два наші головні завдання — відцифрувати паперові документи та зберегти електронні — технологічно рухаються у зворотному напрямку. Відцифровані/відскановані документи будуть зберігатися в кожному архіві окремо, у хмарах на різних сервісах, і Державна архівна служба забезпечуватиме централізований доступ до них. Користувач може просто зайти на сайт Державної архівної служби в єдине вікно доступу до оцифрованих архівів — і його буде перенаправлено на різні сервіси, які тримають держархіви і представляють свої відскановані документи. Суто електронні документи, які були створені в електронній формі, будуть централізовано зберігатися в одному дата-центрі, який ми розбудовуємо на базі центрального державного аудіовізуального та електронного архіву, що буде єдиним цифровим сховищем. А архіви зможуть отримати доступ до цих документів у частині компетенцій, вони не будуть зберігачами, а будуть обліковувати ці документи, відповідати на запити громадян та установ, готувати завірені копії тощо. Тобто для сканованих документів розвивається децентралізоване зберігання, а діджитал-документи зберігатимуться централізовано".
Анатолій Хромов. Фото: uk.m.wikipedia.org
Про який обсяг документів ідеться?
"Ми зараз бюджетуємось і плануємо отримати державні кошти або кошти партнерів для розбудови дата-центру. Перспектива найближчих 30 років — створення дата-центру мінімум на 400 терабайт інформації. Електронні документи бувають різного розміру — від кількох сотень кілобайт до сотень мегабайт на один документ. Пілотний проєкт реалізовано спільно з Міністерством юстиції України, а вони продукують декілька сотень тисяч таких документів на рік. Із такого розрахунку ми й будемо будувати дата-центр. На найближчий рік фінансування у нас немає. Але сам пілотний проєкт було профінансовано європейськими коштами від Євросоюзу. Водночас ми подали заявку на другий етап проєкту. Сподіваюсь, нас підтримають і далі у розбудові дата-центру. Мінімальна потреба станом на зараз складає близько 50 млн гривень. Є й інші витрати, бо головне — це безпека інформації. Потрібно прорахувати всі можливі ризики щодо втрати інформації".
Як сортуватимуть документи? Чи буде однаковий доступ до всіх документів?
"Поки що у нас немає технологічного рішення щодо зберігання в електронній формі документів з обмеженим доступом, наприклад, документів із грифом "для службового користування" або "цілком таємно". Тобто секретні документи будуть зберігатися поки що винятково в паперовій формі. Доступ до електронних документів практично нічим не відрізняється від доступу до аналогових паперових документів. Єдине — це є цифрове сховище, там обліковано різні етапи. Фондоутворювач, тобто установа, яка створила ці документи, має доступ до сховища лише в частині, щоб передати ці документи. Аудіовізуальний електронний архів буде мати ряд повноважень щодо перевірки цих документів і перенаправлення їх у сховище. А архів, що відповідає за зберігання цих документів, має доступ щодо обліку, зберігання та використання інформації".
Хто матиме можливість передавати свої документи до бази?
"На ютуб-каналі Державної архівної служби повністю зафіксовано технологічний процес, як це відбувається. На прикладі пакету документів, які Міністерство юстиції передало в архів, потім як архів це обліковує та використовує. В архівній справі є принцип неподільності фондів. До прикладу, Мін’юст або Сумська облдержадміністрація передають свої документи у визначений архів. У першому випадку це архів вищих органів влади, у другому — це державний архів відповідної області. Процес триватиме так, як це відбувалося у паперових документах, але єдина відмінність — електронні документи переходитимуть в єдине централізоване сховище. А ті архіви, що відповідають за збереження архівних фондів, просто матимуть доступ до цього архівного сховища, зможуть обліковувати документи та використовувати їх.
Як щодо захисту електронного архіву?
"Електронні архіви мають у цьому плані як переваги, так і недоліки. Перевага полягає в тому, що можна через дзеркальні технології зберігати документи у декількох місцях одночасно, в тому числі у хмарних сховищах, але все це потребує коштів. Крім того, є технологічні рішення, що цей дата-центр може фізично знаходитися в одному великому контейнері, який у разі якоїсь фізичної загрози, наприклад, наступу ворожих військ на цю територію, може бути просто завантажений на великий автомобіль і перевезений у безпечне місце. Водночас будь-які електронні ресурси, окрім стандартних технологічних загроз, є цілями для кібератак та фізичних атак. Не будемо розкривати деталі, але зараз це виглядає таким чином, що сховища електронних документів будуть одночасно продубльовані як мінімум у двох різних місцях та фізично також будуть знаходитися в різних місцях, для того щоб уберегти ресурси від потенційних загроз".
Насамкінець Анатолій Хромов зазначив: "У законодавстві ще не здійснено відповідних змін, які вимагають передачу лише в електронній формі. І передання цих перших пакетів електронних документів, зокрема від Мін’юсту як учасника пілотного проєкту, до Архівної служби буде реалізована у 2025 році. Але ми завчасно готуємось і сьогодні довели спроможність технологічного процесу забезпечити цю передачу".
