Ілюстративне фото: e.kadrovik.ua
"Основним інструментом для обліку трудових відносин є Реєстр застрахованих осіб"
Електронні трудові книжки. Розкажіть у двох словах, що це за інструмент і наскільки він вже поширений в Україні?
У двох словах, мабуть, не вийде, але спробуємо розібратися. Трудова книжка – це інструмент за допомогою якого в нас обліковуються трудові відносини. І до 2021 року основним таким інструментом була паперова трудова книжка. Разом з тим, з 21-го року діє закон, відповідно до якого основним інструментом для обліку трудових відносин наразі є Реєстр застрахованих осіб загальнообов'язкового державного соціального страхування, який веде Пенсійний фонд України (ПФУ). Відповідно, до запровадження цього закону основною інформацією, яка відповідала за трудові відносини, були записи у паперовій трудовій книжці. А починаючи з цього моменту тільки записи в Реєстрі є основними, паперова трудова книжка тільки дублює цю інформацію. Тому навіть, якщо у вашій трудовій книжці є якісь записи після 10.06.2021 року, то це вже тільки копія того, що зберігається в реєстрі.
"Із 2004 року інформація про страховий стажу береться тільки на підставі даних Реєстру"
Для чого це зроблено? По-перше, на підставі інформації про трудову діяльність рахується страховий стаж. В Україні існує загальнообов'язкове державне соціальне страхування, яке складається з п'яти видів соціального страхування – це пенсійне страхування, страхування на випадок безробіття, страхування від нещасного випадку на виробництва та професійного захворювання, з тимчасової втрати працездатності і медичне страхування. Чотири види соцстрахування вже діють, їх обслуговує якраз Реєстр застрахованих осіб. І саме на підставі інформації з цього з реєстру… Тобто перший чинник – це інформація про трудові відносини, трудові стажі. На підставі цього формується інформація про страховий стаж і вже на підставі цього формуються виплати. Відповідно, щоб ця інформація була доступна, щоб не треба було щоразу паперову трудову книжку десь показувати, і було ухвалено рішення про те, що починаючи з 21-го року основним таким інструментом буде Реєстр. Це рішення не було якось несподівано ухвалено, тому що по факту інформація в Реєстрі застрахованих осіб взагалі почала накопичуватися ще з впровадження системи персоніфікованого обліку. Тобто в 1998 році були ухвалені постанови Кабміну, які зобов'язали страхувальників (роботодавців) подавати відповідну інформацію тоді ще до системи персоніфікованого обліку ФПУ. Відповідно почалось накопичення інформації. У 2000 році було прийнято інформацію за 99-й рік практично за всіх працюючих і це дало право запровадити систему персоніфікованого обліку вже з 2000 року. Тобто за всіх офіційно, легально працюючих людей інформація в Реєстрі накопичена з 2000 року. Із 2004 року інформація про страховий стаж береться тільки на підставі даних Реєстру. І, в принципі, було логічним, що через 20 років після цього, було ухвалено рішення про відмову від паперових носіїв і запровадження обліку трудових відносин на базі даних Реєстру. Це позитивно, тому що по факту… Давайте говорити відверто, є різні моменти під час створення записів у паперові трудові книжки. Була і залишається різна кваліфікація бухгалтерів, які здійснюють відповідні записи, і ми знаємо чимало випадків, коли записи були зроблені неякісно, з помилками, не ті, без зазначення повної інформації. І коли людина доходила до моменту, коли ця інформація реально використовувалася, коли треба було розрахувати на підставі трудового стажу страховий стаж і виявлялися всі ці проблеми, то де треба було бігати, шукати…
"Інформація йде в комплексі з інформацією про підприємство"
Але ж помилку бухгалтер можу допустити і в електронні трудовій. Чи тут система не допустить такого?
Нюанс у тому, що сьогодні інформація, яка подається про трудову діяльність, на підставі якої формуються записи про трудову діяльність в Реєстрі застрахованих осіб йде в складі звітності. І під час цього можна здійснити певний паралельні контролі. По-перше, що це підприємство, в якому реально працює ця людина, вона перебуває в трудових відносинах. Уже не можна помилитися в назві підприємства, в коді ЄДРПОУ тощо, тому що це подається в складі звітності і одразу інформація розлягається, як має бути. Так, я згоден, що люди ті самі, але ця інформація йде в комплексі з усією інформацією про підприємство і за рахунок цього в ній менше помилок.
Чи є в електронній системі всі дані за попередні періоди, до впровадження персоніфікованого обліку?
Якраз для того, щоб внести інформацію за ці періоди і була націлена кампанія з оцифрування трудових книжок. Бо те, що стосується молодих людей, у більшості випадків не треба нічого робити. А от для людей, які почали свою трудову діяльність раніше і треба було внести цю інформацію. Причому чим швидше, щоб поки підприємство працює можна було з'ясувати якісь нюанси, перевірити і бути впевненим, що всі періоди трудової діяльності увійшли в ці дані і на їх підставі формується коректний і правильний страховий стаж.
"Законом не передбачено відповідальності за неподання"
Що робити, якщо підприємство чи установа цього не зробили досі? Скільки у них є ще часу і яка відповідальність встановлена законом?
Відповідно до закону, який вступив в дію 10 червня 21-го року, для страхувальників було відведено п'ятирічний період для подачі відповідної інформації. Разом з тим, законом не передбачено відповідальності за неподання. І враховуючи військовий стан в Україні, ми розуміємо, що ця норма в багатьох випадках не може бути повністю виконана. Тому, як я вже сказав, по-перше, ніякої відповідальності немає за це, а по-друге, зараз ініціюються відповідні зміни, якими планується продовжити цей період на певний час. І по-третє, хочу сказати, що в Пенсійного фонду України немає ніяких підстав не взяти цю інформацію навіть після завершення відповідного періоду. Тому, якщо трудова книжка не буде оцифрована, але буде подана страхувальником чи застрахованою особою після цього періоду, то вона все одно буде взята в роботу, оцифрована і ці періоди мають бути внесені. Скажемо по-іншому, в Пенсійного фонду є зобов'язання її прийняти, ми її будемо приймати і будемо опрацьовувати.
"Після оцифрування записи в трудовій книжці робляться тільки за наполяганням людини"
Таку інформацію може страхувальник вносити і застрахована особа?
Подавати. Якщо людина зайшла в систему і подає інформацію у вигляді звіту, то вона подається автоматично. А якщо ми говоримо про подання сканкопій трудових книжок, то це може зробити страхувальник. І це, в принципі, в першу чергу мали подати відповідні відділи кадрів. Тобто вони мали оцифрувати, подати сканкопії, після цього вони могли роздати їх застрахованим особам, тому що після оцифрування записи в трудовій книжці робляться тільки, якщо людина на цьому наполягає. Разом із тим, якщо не було подано, то і сама застрахована особа може подати. Кожна людина може це зробити як через портал електронних послуг ПФУ, так і через сервісний центр. Якщо в людини є можливість відсканувати, є кваліфікований електронний підпис (КЕП), то вона може просто зробити ці скани, бажано в PDF-форматі, завантажити їх на портал, підписати своїм КЕПом і ця інформація буде подана.
Олександр Малецький. Фото: facebook/pfu.gov.ua
"Пенсіонерам не потрібно оцифровувати трудові книжки"
Наша слухачка Віра запитує: "Чи потрібно оцифровувати трудову книжку людям, які вже є пенсіонерами?"
Ні, не потрібно, тому що інформація з трудової книжки такої людини вже була оцифрована, коли вона виходила на пенсію. Також хочу наголосити, що починаючи з 10 червня 21-го року основним джерелом інформації про трудові відносини є Реєстр, тому оцифровувати трудові книжки з періодами трудової діяльності за періоди після цієї дати теж не потрібна. І якщо людина розпочала свою трудову діяльність після цього, то по факту інформація про ці періоди вже є в реєстрі і її теж не треба оцифровувати.
Слухач Вадим пише: "Мій брат деякий час працював у Росії. Є запис у трудовій. Чи буде йому цей період зараховано в трудовий стаж і чи буде це враховано при розрахунку пенсії?
По-перше, записи в будь-якій країні не враховуються як трудовий страховий стаж, але вони враховуються для розрахунку в тому випадку, якщо є відповідна угода між країнами про те, що є відповідне зарахування. Тому тут треба більш чітко говорити, які це були періоди, в який час. Але на даний момент ми не маємо відповідних угод (з РФ - ред.), тому якщо говорити за останні періоди, то навряд чи.
"Якщо є якісь негаразди, то можна звертатися в сервісні центри ПФУ"
А якщо не всі дані до електронної трудової книжки підтягнулися. Де їх шукати і як їх відновлювати?
Я вже говорив, що в нас є декілька варіантів, яким чином формується інформація. Перше – це інформація про трудові відносини на підставі сканкопій. Друге – починаючи з 98-го року запроваджено систему звітності до персоніфікованого обліку і на підставі цієї інформації формується інформація про трудові відносини. Разом з тим, до 2010 року вона формується на підставі інформації про зарплату і відповідний період формується на підставі наявна чи відсутня така інформація, а починаючи з 2010-го року є фактичні записи про працевлаштування, які беруться як основні. Тому, по-перше, треба перевірити, чи всі записи наявні, порівняти з трудовою книжкою, і якщо трудова книжка не відсканована, не подана, то обов'язково її подати. Тому що в комплексі, щоб потім ухвалювати рішення про повний трудовий стаж і його перенесення в страховий, треба мати інформацію зі сканованої паперової трудової книжки за ті періоди, плюс з системи персоніфікованого обліку і їх перевіряти. А потім, якщо є якісь негаразди, то можна звертатися в сервісні центри ПФУ з відповідним питанням, де буде перевірена інформація зі звітів страхувальників для того, щоб можна було повністю взяти і переглянути, що було власне в звітах і яка інформація прийшла.
Ще одне питання від нашого слухача. Олег запитує: "Мій син військовий, в 90-ті півтора року навчався у виші, потім за станом здоров'я звільнився. Чи враховується цей період як стаж"
Періоди навчання до 2004 року враховуються. Періоди після 2004 року враховуються тільки за умови сплати страхових внесків, а це добровільна участь. Тому до цього періоду – так, а після – ні.
"Обов'язково варто перевірити, чи вся інформація про трудовий стаж наявна в Реєстрі"
Підсумовуючи, що все-таки необхідно зробити людині, щоб убезпечити себе від проблем і впевнитися, що з пенсією в майбутньому буде все гаразд?
Передусім, якщо ще не подана паперова трудова книжка, то її сканкопії треба подати, але не обов'язково це робити до 10 червня 26-го року. Тобто зараз цей період однозначно продовжений. Подаємо в спокійному режимі. Обов'язково варто перевірити, чи вся інформація про весь трудовий стаж наявна в Реєстрі застрахованих осіб.
"Стаж враховується тільки за умови сплати страхових внесків"
Тобто в кабінеті, так?
Так, в кабінеті на порталі електронних послуг. До речі, в мобільному додатку можна також. Можна його встановити і там теж можна подивитися в зручній формі. І ще один варіант – перевіряти, чи роботодавець платить за вас страхові внески. Тому що стаж враховується тільки за умови сплати страхових внесків. Періоди, починаючи з червня 2021-го року, не треба оцифровувати, бо ця інформація вже наявна в Реєстрі застрахованих осіб, вони нам не потрібні.
